Il est préférable de donner une définition à ce terme et de mettre les choses au clair car nous avons constatés que certaines personnes confondent les outils collaboratifs, les outils de communications, les réseaux sociaux (tels que Netlog destiné à rencontrer des personnes ou encore Facebook), et les Forums par exemple.

Il est vrai que certains d’entre eux peuvent être classifiés comme étant du « collaboratif » mais uniquement lorsque les objectifs et les thèmes de discussions sont pertinents et professionnels.

En effet, les outils collaboratifs représentent un ensemble de moyens et d’outils qui permettent à un groupe de plusieurs personnes de travailler ensemble, et de partager des informations en s’affranchissant des contraintes de temps et de lieux (appelés aussi collecticiels ou plus rarement synergiciels).

Il est clair que les outils collaboratifs sont des outils basés sur le partage d’informations avec la mise en commun des informations, des moyens de communications, et la transmission interne d'informations.

Pourquoi utiliser des outils collaboratifs ?

De nombreuses personnes utilisent ces derniers car ils permettent des avantages multiples, tels qu’ :

une mise en ligne des fichiers qu’ils soient par exemple des documents WORD ou encore Excel consultables et modifiables à tout moment à partir de n’importe quel poste internet,

et la possibilité d’avoir plusieurs utilisateurs pouvant mettre à jour le même fichier de manière simultanée.

C) Les quatre différentes familles d’outils de travail collaboratifs :

Les outils collaboratifs sont très diversifiés et ils regroupent plusieurs modèles Quels sont les objectifs et les raisons pour lesquelles nous avons recours à tels ou tels outils ? Nous avons voulu éclaircir cette question et mieux connaître ces derniers car nous ne sommes pas les seuls à les avoir confondus. Pour cela, nous avons repris la classification de ces outils de travail collaboratifs par ordinateurs pour en connaître réellement leurs utilisations, de mieux les comprendre et éviter toute confusion. Ainsi, nous avons pu découvrir différentes familles d’outils collaboratifs

On retrouve alors :

les outils dits de « communication de base ».

Leur rôle est dans un premier temps de faire circuler des informations entre deux personnes, tels que le chat, la visioconférence, et la messagerie (mail) par exemple.

les outils dits de « travail partagé ».

Ces derniers, eux, permettent à plusieurs personnes de travaillé sur un même document. Ainsi, ils supposent un degré plus avancé de collaboration entre plusieurs individus, avec un sentiment d'une finalité commune : partage de documents (Word), partage de base de données, édition partagée, etc.

les outils d’accès aux savoirs dits « de Knowledge Management ».

Ils sont centrés sur la gestion des connaissances. On retrouve, les bibliothèques, les outils de peer to peer, les WIKI, les portails, outils de gestion de contenu dit « content management system » (SPIP), listes de diffusion, moteurs de recherche, etc.

et pour finir, les outils dits « Workflow ».

Ils autorisent une certaine coordination des tâches au sein d'un processus : outils de synchronisation, de gestion de tâches et de gestion automatisée des documents électroniques, etc.

D) Des exemples d’outils collaboratifs :

C'est un système de gestion de contenu de sites web rendant ses pages web librement modifiables à volonté par tous les visiteurs y étant autorisés. Les wikis sont utilisés pour faciliter l'écriture collaborative de documents avec un minimum de contraintes. Ils ont été inventés en 1995. Ce site web est dynamique. Il permet de communiquer et de diffuser des informations rapidement et de structurer cette information pour permettre d'y naviguer aisément. Le résultat est un hypertexte que tous les internautes autorisés peuvent consulter, modifier et enrichir, à leur gré, favorisant ainsi la construction de connaissances en commun.

GOOGLE DOCUMENTS :

Il s’agit logiciel gratuit sur Internet dans laquelle documents et feuille de calcul peuvent être crées, édités et sauvegardés en ligne. IL propose ainsi de nombreuses applications complètes mis en place par Google. Les fichiers peuvent être accessibles depuis n'importe quel ordinateur ayant un accès Internet. Google Docs se prête à des projets de collaboration dans lequel plusieurs auteurs travaillent ensemble en temps réel à partir de divers emplacements géographiques. Il n’y a pas de risques de pertes des données.

GOOGLE GROUPES:

Il s’agit outil collaboratif gratuit, (service de discussion) proposé par Google. Les utilisateurs ont la possibilité de participer et de lire des discussions par messagerie électronique. Google Groupes permet de trouver des groupes en relation avec leurs centres d’intérêts ou même de créer leurs propres groupes. Google Groupes, quant à lui, appartient seulement à Google.

SPIP :

Il s’agit d’un Système de Publication pour l'Internet Partagé qui est un logiciel libre destiné à la production de site Web, de type de système de gestion de contenu appelé en anglais Content Management System) orienté magazine collaboratif, inspiré des métiers de l'édition. SPIP se veut d'abord un potentiel qui libère l'imagination et donc le travail collectif. Ce logiciel, réputé comme étant d’une grande simplicité d'installation, d'usage et de maintenance, est largement utilisé par des réseaux de personnes, des institutions publiques ou même privées. Ce logiciel permet surtout d'éditer collectivement un site.

YAHOO :

Yahoo! Groupes a pour objectif de développer et de maintenir une communauté en en toute convivialité et donne à ses membres l'occasion de se rencontrer au sein d'un espace public d'échange d'opinions, d'idées ou de connaissances. Comme dans toute communauté, vous pouvez avoir des opinions divergentes et être confronté(e) à des modes de vie différents des vôtres.

Les critères objectifs de participation à un groupe restreint permettent de définir le profil des postulants susceptibles de devenir membres du groupe. Par exemple : groupe restreint des étudiants de la ville de..., ou groupe restreint des propriétaires de chiens de race, etc.

BLOGS :

Il s’agit de sites semblables à des revues ou des journaux. Un blog peut être personnel ou encore commerciale dans le contenu. Les articles sont présentés de manière chronologique inversée car chaque nouvel article est placé en dessus de l’autre. Bien que le blog ait été utilisé comme un journal personnel sur les événements de tous les jours, il a évolué en devenant un outil polyvalent.

Il existe aujourd’hui des blogs sur tous les sujets imaginables de la nourriture à la politique de potins. Généralement, les blogs combinent textes et images et même vidéos mais également propose des liens vers d'autres blogs et d'autres médias.

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Partie 2 : Les outils collaboratifs expérimentés par notre groupe de travail